Klasik toplantı anlayışı artık geride kaldı. Çalışanlar şirket toplantılarından keyif alsın ve toplantılar daha verimli geçsin diye toplantı hizmetleri veren firmalar yaratıcılıkta sınır tanımıyor. Büyük kurumsal firmalar, sık sık bölünmesin diye toplantılarını işyerinde yapmak yerinde dışarıdan bu hizmeti veren kurumlarda yapmayı tercih ediyorlar. Amaç tamamen toplantıya konsantre olmak ve işyeri ortamından uzaklaşabilmek. (Malum, bir yönetici işyerinde toplantı yapmaya kalkarsa o toplantı 10 kez bölünür, birşeyler sormak isteyenler hiç eksik olmaz.) Fakat aynı zamanda şirketler bu toplantıları çalışanları için de daha cazip hale getirmeyi istiyorlar.
Projeksiyon cihazı, DVD player, ses sitemi, kablosuz internet erişimi, raylı sistemler gibi teknik hizmetler artık bir toplantı salonunu cazip kılmaya yetmiyor. O nedenle günümüzde klasik toplantı salonlarının yerini inovatif toplantı salonları almaya başladı. Toplantı salonu hizmeti veren firmalar da yeni yeni oda konseptleri geliştirmeye başladılar. Artık toplantı odalarında duvarlara yazı yazılabiliyor, katılımcılar logolar ve kuklalarla fikirlerini bir şekle dönüştürebiliyor veya armut koltuklara yayılıp mavi okyanus resimleriyle kaplı odalarda keyifle toplantı yapabiliyorlar.
Asıl amaç çalışanların bu rahat ortamlarda inovatif fikirler yaratmaları.
İnovasyon laboratuvarı
Okalip’in inovasyon laboratuvarı (i-LAB) olarak adlandırılan toplantı odasında tüm duvarlara yazı yazmak mümkün. Katılımcılar akıllarına gelen fikri, üzerine yazılabilen duvarlara yazıyorlar. Ayrıca i-LAB yazılımı sayesinde fikir üretme süreci bilgisayar üzerinden de yapılabiliyor. İsteyen herkes fikirlerini bilgisayara giriyor ve fikirler tek sıra halinde sıralanıyor. Emre Utkan, sistemin en büyük avantajının fikirlerin anonim olarak sıralanması olduğunu söylüyor: "Beyin fırtınası sürecinde en zararlı etkenlerden biri, fikir üretmeyle değerlendirme sürecinin birbirinden ayrılamamasıdır. Ben bir fikir üretirim siz hemen olumsuz veya olumlu tepki verirsiniz ve bir süre sonra fikir vermeyi kesersiniz. Önce sadece fikir üretmek, daha sonra çıkan bu fikirleri değerlendirmek gerekir. İnovasyon laboratuvarında bunu direkt ayırma şansınız var, kimseye yorum yapma hakkı tanımıyorsunuz ve kimse o fikrin kimden geldiğini bilmiyor." Sonrasında çıkan fikirler oylanarak sonuçlar bir rapor haline geliyor ve hemen askiyon planına geçilebiliyor.
Okalip’te toplantı aralarındaki boş zamanları da keyifli hale getirebilmek için Beyin Arındırma Merkezi (BAM) adı verilen 300 metrekarelik bir alan oluşturulmuş. BAM katılımcıların zihinlerini dinlendirip, eğlenerek vakit geçirmeleri için hazırlanmış bir ortam. Armut koltuklar, hamaklar, langırt masaları, minyatür futbol sahası, atari, puzzle ve satranç bu amaca hizmet ediyor.
Tek düğmeyle aracınız kapıda
Toplantı salonlarında en sık karşılaşılan sorunlar havalandırma ve teknik desteğin yetersizliği oluyor. Bir üçlü priz istendiğinde bunu temin etmek için katılımcılar dakikalarca bekleyebiliyor. Okalip bu sorunlardan yola çıkarak kendine bir çağrı sistemi geliştirmiş. Bir düğmeye basarak teknik desteği odaya çağırabiliyor, servis hizmetlerinden yararlanıp dışarıya çıkmadan çayınızı kahvenizi odaya söyleyebiliyorsunuz. Vale araç hazırlığı düğmesine bastığınızda ise sizin toplantınıza ait tüm araçlar kapıda hazırlanmaya başlıyor. Toplantıya ara verildiğinde ekibi toplamak güç olduğundan toplantı başlıyor düğmesiyle bu sorunu da hallediyorsunuz.
Kimse fikirlerinizi öldürmeye çalışmıyor
Okalip Toplantı Hizmetleri daha önceki iş yaşantılarında sık sık toplantılara giren 5 profesyonelin bu tecrübeleri sırasında gördükleri eksikliklerden yola çıkılarak kuruldu. Eylül 2006’da açılan Okalip, daha önce ilaç sektöründe ürün müdürü olarak çalışan Emre Utkan, nakliye sektöründe satış müdürü olarak çalışan Ahmet Yardımcı ve halen farklı firmalarda çalışan bilgi işlem uzmanı Alper Işın, yatırım uzmanı Bilgehan Ulusavaş ve finans sektöründe yönetici olarak çalışan Yalçın Taşkın tarafından kuruldu. Emre Utkan Okalip’in kuruluş öyküsünü şöyle anlatıyor: "Hepimiz işlerimiz gereği çok sık toplantılara ve eğitimlere katılıyorduk ve şunu söylüyorduk: Öyle bir yer olsun ki insanlar toplantı yapmaktan sıkılmasınlar. Çünkü toplantılar yapı itibariyle çok keyifli aktiviteler değil, kimse bayılarak katılmıyor. Hayalimiz toplantıları daha keyifli hale getirmekti" diyor. Okalip’te 14 toplantı salonu var. Salonlardan biri Tropikal Ada konseptinde hazırlanmış. Tropikal Ada’da standart oturma düzeni armut koltuklar, şezlonglar ve minderlerden oluşuyor. Tüm duvarlar okyanus görselleriyle kaplı. Eğer şirket talep ederse okyanus ve deniz kıyısı seslerini içeren müzik CD’si de sağlanabiliyor. Emre Utkan, farklı bir ortamda toplantı yapmanın yaratıcılığa ciddi katkısının olduğunu söylüyor: "Sürekli aynı ortamda çalışırken ürettiğiniz fikirler de birbirine benziyor. Bir konserdeyken beste yapamazsınız, normal iş ortamındayken ürettiğiniz fikirler hep yapılan fikirlere benzer çünkü o kalıbın dışına çıkamazsınız; biz özel toplantı salonlarında o özgürlüğü vermeye çalışıyoruz katılımcılara. Sürekli yaptığınız toplantıyı tema odasında yaptığınız zaman farklı fikirlerin ortaya çıkabileceğini veya insanların daha katılımcı olduğunu görebiliyorsunuz. Bir defa masanın arkasında oturup inşallah sıra bana gelmez diye düşünmüyor kimse. Bir taraftan saçma sapan şeyler söyleyesiniz geliyor, çünkü ortam çok saçma bir ortam, kimse nasıl böyle bir fikir ürettin diye sizin fikrinizi öldürmeye çalışmıyor." Tropikal Ada daha çok işe yeni girenleri kaynaştırmak için ve stres yönetimi, zaman yönetimi, ekip yönetimi, performans yönetimi, koçluk gibi sosyal eğitimler için tercih ediliyor. Bu odayı şu ana kadar ağırlıklı olarak telekomünikasyon, bilişim, yiyecek-içecek sektörü ve ilaç sektörleri tercih etti. Temalı odalar müşterilerden gelen talepler doğrultusunda sık sık değişikliğe uğrayarak farklı konseptlerde yeniden dizayn ediliyor.
Fikir üretmeyene parası iade
Türkiye’de toplantı salonu hizmetlerinin öncülerinden olan Centrum geçtiğimiz yaz Fikir Üretim Salonu’nu devreye soktu. Küçükyalı ve Suadiye’de 8 kişiden 120 kişiye kadar olan 15 toplantı salonu ile hizmet veren Centrum Toplantı Hizmetleri, Turkcell, Frito Lay, Pepsi, Coca-Cola gibi 300 civarında kurumsal firmaya hizmet veriyor. Centrum da farklılaşabilmek için müşterilerine özel paketler geliştirdi. Bunlardan ilki multi-salonlar. 6-7 salon tutmak isteyen müşterilere standart fiyatlar belirlenlendi. Ardından Fikir Odası yaratıldı. Fikir Odası sıkıcı toplantılara bir soluk getirmek için yapıldı. Bazen toplantılarda kağıtlara yazmak yetmediğinden odanın tüm duvarları yıkılıp, her tarafı yazılabilir cam yüzey yapıldı. Böylece sabah bir kenara yazdığınız notu akşam da rahatlıkla bulup okuyabiliyorsunuz. Örneğin bütçe toplantısı yapıyorsunuz ve bütçe kötüye gidiyor, kumandanın bir tuşuna basıp tavanda şimşekler çaktırabilir, tüm odayı kırmızıya çevirebilirsiniz. Ya da çok sıkıcı bir toplantıdaysınız, masalarınızın üzerine bırakılan oyun hamurlarıyla oynayabilir, duvardaki gizli dolabı açıp kendinizi çikolata ve nane likörüyle şımartabilirsiniz.
Projeksiyon cihazı, DVD player, ses sitemi, kablosuz internet erişimi, raylı sistemler gibi teknik hizmetler artık bir toplantı salonunu cazip kılmaya yetmiyor. O nedenle günümüzde klasik toplantı salonlarının yerini inovatif toplantı salonları almaya başladı. Toplantı salonu hizmeti veren firmalar da yeni yeni oda konseptleri geliştirmeye başladılar. Artık toplantı odalarında duvarlara yazı yazılabiliyor, katılımcılar logolar ve kuklalarla fikirlerini bir şekle dönüştürebiliyor veya armut koltuklara yayılıp mavi okyanus resimleriyle kaplı odalarda keyifle toplantı yapabiliyorlar.
Asıl amaç çalışanların bu rahat ortamlarda inovatif fikirler yaratmaları.
İnovasyon laboratuvarı
Okalip’in inovasyon laboratuvarı (i-LAB) olarak adlandırılan toplantı odasında tüm duvarlara yazı yazmak mümkün. Katılımcılar akıllarına gelen fikri, üzerine yazılabilen duvarlara yazıyorlar. Ayrıca i-LAB yazılımı sayesinde fikir üretme süreci bilgisayar üzerinden de yapılabiliyor. İsteyen herkes fikirlerini bilgisayara giriyor ve fikirler tek sıra halinde sıralanıyor. Emre Utkan, sistemin en büyük avantajının fikirlerin anonim olarak sıralanması olduğunu söylüyor: "Beyin fırtınası sürecinde en zararlı etkenlerden biri, fikir üretmeyle değerlendirme sürecinin birbirinden ayrılamamasıdır. Ben bir fikir üretirim siz hemen olumsuz veya olumlu tepki verirsiniz ve bir süre sonra fikir vermeyi kesersiniz. Önce sadece fikir üretmek, daha sonra çıkan bu fikirleri değerlendirmek gerekir. İnovasyon laboratuvarında bunu direkt ayırma şansınız var, kimseye yorum yapma hakkı tanımıyorsunuz ve kimse o fikrin kimden geldiğini bilmiyor." Sonrasında çıkan fikirler oylanarak sonuçlar bir rapor haline geliyor ve hemen askiyon planına geçilebiliyor.
Okalip’te toplantı aralarındaki boş zamanları da keyifli hale getirebilmek için Beyin Arındırma Merkezi (BAM) adı verilen 300 metrekarelik bir alan oluşturulmuş. BAM katılımcıların zihinlerini dinlendirip, eğlenerek vakit geçirmeleri için hazırlanmış bir ortam. Armut koltuklar, hamaklar, langırt masaları, minyatür futbol sahası, atari, puzzle ve satranç bu amaca hizmet ediyor.
Tek düğmeyle aracınız kapıda
Toplantı salonlarında en sık karşılaşılan sorunlar havalandırma ve teknik desteğin yetersizliği oluyor. Bir üçlü priz istendiğinde bunu temin etmek için katılımcılar dakikalarca bekleyebiliyor. Okalip bu sorunlardan yola çıkarak kendine bir çağrı sistemi geliştirmiş. Bir düğmeye basarak teknik desteği odaya çağırabiliyor, servis hizmetlerinden yararlanıp dışarıya çıkmadan çayınızı kahvenizi odaya söyleyebiliyorsunuz. Vale araç hazırlığı düğmesine bastığınızda ise sizin toplantınıza ait tüm araçlar kapıda hazırlanmaya başlıyor. Toplantıya ara verildiğinde ekibi toplamak güç olduğundan toplantı başlıyor düğmesiyle bu sorunu da hallediyorsunuz.
Kimse fikirlerinizi öldürmeye çalışmıyor
Okalip Toplantı Hizmetleri daha önceki iş yaşantılarında sık sık toplantılara giren 5 profesyonelin bu tecrübeleri sırasında gördükleri eksikliklerden yola çıkılarak kuruldu. Eylül 2006’da açılan Okalip, daha önce ilaç sektöründe ürün müdürü olarak çalışan Emre Utkan, nakliye sektöründe satış müdürü olarak çalışan Ahmet Yardımcı ve halen farklı firmalarda çalışan bilgi işlem uzmanı Alper Işın, yatırım uzmanı Bilgehan Ulusavaş ve finans sektöründe yönetici olarak çalışan Yalçın Taşkın tarafından kuruldu. Emre Utkan Okalip’in kuruluş öyküsünü şöyle anlatıyor: "Hepimiz işlerimiz gereği çok sık toplantılara ve eğitimlere katılıyorduk ve şunu söylüyorduk: Öyle bir yer olsun ki insanlar toplantı yapmaktan sıkılmasınlar. Çünkü toplantılar yapı itibariyle çok keyifli aktiviteler değil, kimse bayılarak katılmıyor. Hayalimiz toplantıları daha keyifli hale getirmekti" diyor. Okalip’te 14 toplantı salonu var. Salonlardan biri Tropikal Ada konseptinde hazırlanmış. Tropikal Ada’da standart oturma düzeni armut koltuklar, şezlonglar ve minderlerden oluşuyor. Tüm duvarlar okyanus görselleriyle kaplı. Eğer şirket talep ederse okyanus ve deniz kıyısı seslerini içeren müzik CD’si de sağlanabiliyor. Emre Utkan, farklı bir ortamda toplantı yapmanın yaratıcılığa ciddi katkısının olduğunu söylüyor: "Sürekli aynı ortamda çalışırken ürettiğiniz fikirler de birbirine benziyor. Bir konserdeyken beste yapamazsınız, normal iş ortamındayken ürettiğiniz fikirler hep yapılan fikirlere benzer çünkü o kalıbın dışına çıkamazsınız; biz özel toplantı salonlarında o özgürlüğü vermeye çalışıyoruz katılımcılara. Sürekli yaptığınız toplantıyı tema odasında yaptığınız zaman farklı fikirlerin ortaya çıkabileceğini veya insanların daha katılımcı olduğunu görebiliyorsunuz. Bir defa masanın arkasında oturup inşallah sıra bana gelmez diye düşünmüyor kimse. Bir taraftan saçma sapan şeyler söyleyesiniz geliyor, çünkü ortam çok saçma bir ortam, kimse nasıl böyle bir fikir ürettin diye sizin fikrinizi öldürmeye çalışmıyor." Tropikal Ada daha çok işe yeni girenleri kaynaştırmak için ve stres yönetimi, zaman yönetimi, ekip yönetimi, performans yönetimi, koçluk gibi sosyal eğitimler için tercih ediliyor. Bu odayı şu ana kadar ağırlıklı olarak telekomünikasyon, bilişim, yiyecek-içecek sektörü ve ilaç sektörleri tercih etti. Temalı odalar müşterilerden gelen talepler doğrultusunda sık sık değişikliğe uğrayarak farklı konseptlerde yeniden dizayn ediliyor.
Fikir üretmeyene parası iade
Türkiye’de toplantı salonu hizmetlerinin öncülerinden olan Centrum geçtiğimiz yaz Fikir Üretim Salonu’nu devreye soktu. Küçükyalı ve Suadiye’de 8 kişiden 120 kişiye kadar olan 15 toplantı salonu ile hizmet veren Centrum Toplantı Hizmetleri, Turkcell, Frito Lay, Pepsi, Coca-Cola gibi 300 civarında kurumsal firmaya hizmet veriyor. Centrum da farklılaşabilmek için müşterilerine özel paketler geliştirdi. Bunlardan ilki multi-salonlar. 6-7 salon tutmak isteyen müşterilere standart fiyatlar belirlenlendi. Ardından Fikir Odası yaratıldı. Fikir Odası sıkıcı toplantılara bir soluk getirmek için yapıldı. Bazen toplantılarda kağıtlara yazmak yetmediğinden odanın tüm duvarları yıkılıp, her tarafı yazılabilir cam yüzey yapıldı. Böylece sabah bir kenara yazdığınız notu akşam da rahatlıkla bulup okuyabiliyorsunuz. Örneğin bütçe toplantısı yapıyorsunuz ve bütçe kötüye gidiyor, kumandanın bir tuşuna basıp tavanda şimşekler çaktırabilir, tüm odayı kırmızıya çevirebilirsiniz. Ya da çok sıkıcı bir toplantıdaysınız, masalarınızın üzerine bırakılan oyun hamurlarıyla oynayabilir, duvardaki gizli dolabı açıp kendinizi çikolata ve nane likörüyle şımartabilirsiniz.
Eğer müşteri isterse iki uzman 2 saat boyunca beyin fırtınasını yöneterek, havada uçuşan fikirleri derleyip toplayabiliyorlar. Centrum’da standart oda fiyatları 185 YTL ile 1.850 YTL arasında değişirken, 10 kişilik Fikir Odası’nın fiyatı ise biraz daha espirili olsun diye 4 Cumhuriyet altını olarak belirlenmiş. Amaç bu odada fikri üretmek olduğundan Centrum, "Fikir üretmeyenlere paralarını iade ediyoruz" diyor. Kısa sürede popüler olan Fikir Odası’nı yazdan bu yana Unilever, Colgate, Cargill, BP gibi 15-20 firma çoğunlukla eğitimler için kullandı. Pazartesi’den itibaren de Alcatel iki aylığına bu odayı yeni alımlarına eğitim vermek üzere kiraladı. Salon çok talep gördüğü için Centrum, Anadolu yakasında açacağı 3. şubesine de bu odanın benzerini yapacak.
Burcu ÖZÇELİK/Hürriyet İK
Burcu ÖZÇELİK/Hürriyet İK
0 yorum:
Yorum Gönder