Bir çok işletme adını koyamadığı, ancak büyüme ile birlikte gelen kontrolsuz, tesadüfi, tanımsız ve çoğu zaman da kişilere bağımlı olarak işleyen “sistemsiz” bir sistem altyapısıyla çalışmaktadır. Oysa sağlıklı büyüme için her işletmenin bir ara kendine yukarıdan bakıp, iş akışlarını , süreçlerini, iş tanımlarını ve doküman akışlarını sistematik bir kılavuza dönüştürmesi gerekir. Dilerseniz, bu oldukça soyut ama faydaları son derece somut konuyu mercek altına yatıralım ve inceleyelim.
İsterseniz bir senaryodan yola çıkalım: Kurulduğunuzda 5 kişiydiniz, ama iki yıl içinde 30 kişiye çıktınız. Kurulduğunuzda yapılacak işler, iş bölümü, roller ve dokümanlar belliydi. Oysa şimdi…Nasıl bir iş akışınız olduğundan siz dahi emin değilsiniz; Örneğin teklif verme adımıyla başlayan bir süreç, sipariş aşamasına gelene kadar hangi adımlardan geçer, bu adımlar her zaman aynı şekilde mi gerçekleşir, bu süreç boyunca hangi dokümanlar ve formlar kullanılır, bunlar standart mıdır, yoksa keyfe keder her seferinde farklı bir şekilde mi üretilirler, bu süreçlere eşlik eden ve onları verimli kılan bir bilgi işlem otomasyonu sözkonusu mudur, bu süreçlerde hangi adımlardan kimin sorumlu olduğu, kısacası roller belli midir?
Eğer süreçlerinizi baştan standartlaştırmak konusunda bir adım attınız ve iş akış şemalarınızı çıkarttı iseniz, bu ortada gerçekten de elinizin kuvvetlice sıkılmasını gerektiren bir durum var demektir. Ancak büyüyen şirketlerin yüzde doksandokuzu gibi sizin süreçleriniz de tıpkı canlı bir organizma gibi geliştiği için, siz de bunları formüle etmeye ihtiyaç duymamış veya zaman bulamamış olabilirsiniz. Bu doğal gelişim aslında çok normaldir ancak büyüme kurumsallaşmayı da beraberinde getirmelidir, yoksa sağlıksız ve kontrolsuz olur. Bugün benim de onlardan birinde yıllarca çalıştığım uluslararası şirketler devasa operasyonlarını sürdürebilmek ve yönetebilmek için süreçlerini, doküman akışlarını, şirket içi rolleri yıllar önce netleştirmiş ve ciddi bir bilgi işlem altyapısıyla desteklemişlerdir. Bu Türkiye’deki kurumsal şirketlerde de böyledir. Bir kez süreçleriniz, dokümanlarınız ve şirketinizdeki rollerle ilgili elinizde bir yol haritası olduktan sonra onu değişen pazar şartları ve iş hedefleriniz doğrultusunda değiştirebilirsiniz. Süreçleri, iş akışları belli olan firmalar bunlara hiç değişiklik yapmadan uymak zorunda değildirler. Şirketler yaşayan organizmalardır ve ihtiyaçları değiştikçe süreçleri de değişebilir, yeter ki ellerinde onlara rehberlik edebilecek bir çıkış noktası olsun. Peki bu süreç yönetimini uygulamak benim ne işime yarayacak diyor olabilirsiniz. Faydalarını hemen sıralayayım: Birincisi iş akışlarınız, bunlarla ilgili dokümanlar ve kişilerin sorumlulukları belli olduğu ve gerekli iyileştirmeler yapıldığı için işlerinizde büyük bir verimlilik artışı yaşayacaksınız. Süreçler çok daha hızlı işleyecek, belki de en önemlisi – işleyecek-. Böylece zaman ve dolayısıyla para kaybı en aza inecek. İkincisi, sistem içinde reel para kaybına yol açan doküman kaybolması, mükerrer yapılan işler gibi sorunlar ortadan kalkacak. Üçüncüsü standart iş akışları olan ve kurumsallaşan bir şirket olarak geleceği daha korkusuz göğüsleyeceksiniz. Kimin ne yaptığı belli olmayan, tayfaların başı kesik tavuklar gibi dolaştığı, kaptanın bağırıp çağırmaktan dümene hakim olamadığı bir gemi ne kadar yol alabilir ki? Dördüncüsü, iş akışları, sorumluluklar ve görev tanımlarının net olduğu bir iş yerinde çalışanlarınız çok daha motive ve içleri rahat çalışacak, dolayısıyla hem verimliliğiniz hem de çalışan sadakatı yükselecektir.
Peki bu iş akışları, iş tanımları, doküman akışları ve roller nasıl çıkarılır, iyileştirilir ve nasıl uygulanması sağlanır? Birincisi bu iş için şirket bünyesinden tercihan endüstri mühendisliği mezunu genç bir arkadaşa görev verirsiniz, o bütün iş akış şemalarını, doküman, bilgi işlem akışlarını çıkarır, buna göre insan kaynaklarından sorumlu biriyle iş tanımlarını yazar, gerekli dokümanları tasarlar, eğer bilgi işleme yatkın bir şirketseniz iş akışlarını destekleyecek güçlü bir altyapı için bilgi işlem departmanınızla birlikte (yoksa bilgisayar hizmeti aldığınız şirketle) bir çalışma yapar. Sonrasında da süreçlerin işlemesi için gerekli izleme, denetleme ve güncelleme işlerini yürütür. Böyle birini istihdam edemem derseniz bir yönetim danışmanı tutarsınız, proje bazında bu işi yaptırırsınız. Yalnız süreç yönetimini kalite çalışmaları ile karıştırmamaya dikkat edelim. Kalite çalışmaları varolan süreçlerin standartlaştırılması ve dokümante edilmesini kapsar. Onların iyileştirilmesini içermez.
Avrupa Birliği’nin kapıları zorladığı, rekabetin kıran kırana sürdüğü günümüzde sizin de süreçlerinizi gözden geçirmenizin zamanı gelmedi mi?
kaynak : Gül Deriş Bayram
0 yorum:
Yorum Gönder